Письмо в туристическую фирму на английском. Деловые письма на английском языке. Увольнение с работы

Несмотря на то, что сегодня преимущество за электронными письмами, обойтись без традиционной почты в некоторых случаях просто невозможно. Как в обычной жизни, так и по работе нам часто приходится сталкиваться с оформлением официальных документов.

Знания о том, как правильно написать официальное письмо на английском языке пригодятся во многих случаях. Например, составить сопроводительное письмо к резюме или для университета, написать деловое письмо в банк или консульство, да и во многих других.

Из этой статьи вы узнаете, как написать и оформить деловое письмо на английском языке с примерами и переводом. А также, какие существуют правила бизнес-переписки и какие фразы помогут в составлении официальных писем.

Виды деловых писем

Официальные письма можно разделить на несколько основных категорий:

> Congratulation letter - Письмо-поздравление

Например, с повышением по службе коллеге или с праздником для партнера по бизнесу.

> Thank-you letter - Письмо-благодарность

Отправляется в благодарность, например, сотруднику за хорошую работу.

> Commercial offer - Коммерческое предложение

Направляется фирмам с предложением о сотрудничестве.

> Acceptance letter - Письмо-подтверждение

Это письмо о том, что вы готовы принять предлагаемую вам должность

> Application - Заявление

Заявление может быть разных форм, но обычно используется в переписке о работе, когда вы предлагаете свою кандидатуру на открытую вакансию.

> Complaint letter - Письмо-жалоба

Отправляется в компанию или фирму, товаром или услугой которой вы остались недовольны.

> Enquiry letter - Письмо-запрос

Пишется в компанию для того, чтобы узнать о товаре,услуге или, например, поинтересоваться наличием вакансий в компании.

> Refusal letter - Письмо-отказ

Cодержит отказ в предоставлении информации, возможность принять кандидата на работу и т.п.

И другие, более узкоспециализированные виды деловых сообщений.

Общие правила официальной переписки

Деловой этикет и принципы официального общения одинаковы в разных странах. Примерно по одним и тем же шаблонам составляются жалобы в банк как в России, так и в Англии. По одному и тоже принципу пишутся деловые письма как в Японии, так и в Германии.

Поэтому достаточно один раз научиться правильно составлять официальное письмо на английском языке - и эти знания будут выручать вас всю жизнь.

Деловое письмо должно быть:

• Правильно оформленным
• Коротким и содержательным
• Написанным грамотно
• Вежливым, даже если это жалоба

Если вы составляете ответ на какое-то официальное письмо или запрос - обратите внимание на то, в каком тоне оно написано, как оформлено и какие формулировки в нем используются. Это поможет вам при составлении ответного письма.

Стиль деловой переписки

В официальных документах важно соблюдать общепринятые языковые нормы и не позволять себе вольностей. Не стоит использовать сленг, сокращения и особо эмоциональные слова.

Всегда сохраняйте деловой тон и проявляйте уважение к адресату. В деловом английском языке часто используются модальные глаголы для придания речи официальности.

Например, вместо «Please, send me...» («Пожалуйста, вышлите мне...») лучше написать: «I would be grateful if you could send me...» («Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).

И конечно, старайтесь избегать больших и громоздких речевых конструкций. Следуйте простому правилу: не уверены в значении слова или правильности фразы - не пишите. Лучше переформулировать предложение, чем запутать получателя.

Структура делового письма в английском языке

В Англии существует ряд правил, ориентируясь на которые можно составить любое официальное обращение.

Письма, которые отправляются по почте от имени организации должны быть напечатаны на фирменном бланке с указанием реквизитов.

Адрес

Адрес отправителя располагается, как правило, в верхнем правом углу. В нем может быть указано название компании, физический адрес и контакты. Собственное имя отправителя может не указываться, если письмо написано от имени компании.

Адрес получателя располагается на листе слева, ниже адреса отправителя.

Пример написания адреса отправителя и получателя:

134-146 Curtain Rd

Дата

Расположение даты - довольно свободное. Обычно ставится ниже или выше адреса получателя.

Совет: обратите внимание на формат даты. В США и Великобритании даты пишутся по-разному. В США сначала пишут месяц, а затем - дату. Например, 10.26.17 = October 26, 2017.

Если письмо confidential (имеет конфиденциальный характер), то обычно это указывается до начала строки с адресом.

Обращение

Если вам известно имя адресата и его должность - обязательно указывайте его в начале письма.

• Mr - обращение к мужчине (Dear Mr Smith)
• Mrs - обращение к замужней женщине (Dear Mrs Smith)
• Miss - обращение к незамужней девушке (Dear Miss Smith)

В последнее время считается некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Вместо этого можно использовать нейтральное обращение Ms (Dear Ms Smith).

Если имя неизвестно, то можно использовать нейтральные Dear Sir или Dear Madam.

Совет: обратите внимание на пунктуацию.

В британском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms точка не ставится, а после имени идет запятая.

Dear Mrs Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms ставится точка, а после имени идет двоеточие.

Dear Mrs. Smith:

Если вы пишите от своего имени - то используете I (я), если от лица компании - то we (мы).

Также, если вы пишите письмо компании или в фирму и не знаете имени получателя письма - используйте нейтральное обращение Dear Sir/Madam (уважаемые господа).

Перед отправкой письма обязательно убедитесь, что имя получателя указано верно. Ничто не может так испортить первое впечатление от официального письма, как ошибка в имени при личном обращении.

Если контакт с получателем уже налажен - после обращения не лишним будет добавить вежливую фразу. Например,

Hope you are well! - Надеюсь, у вас все хорошо!

I was pleased to meet you at the conference last week - Мне было приятно встретиться с вами на конференции на прошлой неделе

I hope you are enjoying your business trip - Надеюсь, вы наслаждаетесь вашей деловой поездкой

Congratulations on your promotion! - Поздравляю с повышением!

Если вы составляете письмо в продолжение к предыдущей переписке, встрече или телефонному разговору, то можно употребить следующие вводные фразы:

Thank you for your prompt response - Благодарю вас за ваш быстрый ответ

Thank you for your message - Благодарим вас за ваше сообщение

With reference to your last phone call… - Ссылаясь на ваш последний телефонный звонок, ...

Further to our conversation... - В продолжение нашего разговора...

Официальное письмо должно быть простым, ясным и коротким.

В первом абзаце следует четко обозначить цель письма: запрос, жалоба, обращение, предложение сотрудничества и т.д.

Обычно он начинается с вводной фразы «I am writing…» (Я пишу, ...). Писать письмо можно с разными целями. Например:

to enquire about... - чтобы узнать о...

to apologize for... - чтобы извиниться за...

in connection with... - в связи с...

in reference to... - в отношении...

to get more details about... - чтобы уточнить детали...

to explain - чтобы объяснить

to remind – чтобы напомнить

to congratulate – чтобы поздравить

to request – чтобы сделать запрос

to inform – чтобы проинформировать

Другие варианты начала письма:

I apologize for… - Я извиняюсь за…

I confirm that… - Я подтверждаю, что...

I would like to clarify… - Я хотел бы уточнить...

I kindly ask you to… - Прошу вас...

Второй абзац должен раскрывать суть первого и пояснить саму цель письма. Излагайте мысли по существу и избегайте ненужных фактов и оборотов речи.

В заключительном абзаце следует писать о том, каких действий или результата вы ждете от получателя письма. Это может быть просьба вернуть товар, приглашение на встречу, запрос дополнительной информации и т.д.

Не стоит перегружать письмо личными местоимениями. Лучше обратить внимание на получателя, особенно если это письмо от имени фирмы. Будьте любезны и внимательны к человеку, которому пишите - это поможет создать хорошее впечатление и наладить полезные долгосрочные контакты.

Завершение письма

В заключение не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ.

Сделать это можно при помощи фраз:

Thank you for your interest in… - Благодарим вас за ваш интерес к...

I am looking forward to your confirmation - С нетерпением жду вашего подтверждения

I shall be pleased to answer your questions - Я буду рад ответить на ваши вопросы

Please, inform me / let me know in the shortest time possible… - Пожалуйста, сообщите мне в кратчайшие сроки...

Your early reply will be appreciated- Будем благодарны за скорый ответ

Looking forward to hearing from you soon / in the near future - С нетерпением ждем ответа от вас в скором времени / в ближайшем будущем

В конце письма можно использовать стандартную фразу для подписи - Yours faithfully / Kind regards (С уважением). Особенно, если пишите письмо в компанию. Если вам известно имя получателя и контакт с ним уже налажен - можно подписать письмо фразой Yours sincerely (Искренне ваш).

Если вы хорошо знакомы с получателем - можно использовать разные варианты фразы «С наилучшими пожеланиями»: Best wishes или Warmest regards .

После прощания ставится запятая, а имя и фамилия отправителя пишутся с нового абзаца. Если вы указываете должность и название компании - лучше также начать с нового абзаца. Знаки препинания в конце этих строк не нужны.

Если это электронное письмо - то этой фразы и подписи с вашими контактными данными будет достаточно.

Если это обычное письмо - оставьте ниже строку для росписи и рядом с ней напечатайте свое имя и фамилию.

Полезные фразы для составления официального письма на английском языке с переводом

Деловая переписка не похожа на обычный диалог, но и в ней есть речевые обороты, которые помогут выразить мысль официально и в нейтральном тоне. Обратите внимание на следующие обороты, часто использующиеся в официальных документах:

In view of the fact that... - Ввиду того, что...

Further to / In addition to... - В дополнение к...

Depending on the... - В зависимости от...

Otherwise - В противном случае

In consequence of… - В результате, вследствие...

In case of need - В случае необходимости

Furthermore - К тому же, кроме того

Despite of all efforts - Несмотря на все усилия

In regard to... - В отношении...

As soon as possible - Как можно скорее

Under present circumstances - При данных обстоятельствах

According to... - Согласно...

Nevertheless - Тем не менее

Seeing that... - Учитывая, что...

Unlike... - В отличие от...

Полезные фразы для официальных писем на английском языке с переводом:

Thank you for your letter - Благодарю вас за ваше письмо

I am writing you following our conversation - Я пишу вам в продолжение нашего разговора

Please accept my sincere gratitude - Пожалуйста, примите мою искреннюю благодарность

I’m very obliged to you - Я вам очень обязан

In response to your request - В ответ на ваш запрос

In conformity with your instruction - В соответствии с вашими указаниями

In accordance with the terms of our agreement - В соответствии с условиями нашего соглашения

We are writing to inform you... - Мы пишем, чтобы сообщить вам...

I regret to inform you... - К сожалению, сообщаю вам...

I have been informed that... - Мне сообщили, что...

We confirm that... - Мы подтверждаем, что...

We are obliged for your letter of - Мы признательны за ваше письмо

Returning to our correspondence... - Возвращаясь к нашей переписке...

This is to inform you that... - Информирую вас о том, что... / Настоящим ставим вас в известность о том, что...

With reference to your inquiry / letter - Ссылаясь на ваш запрос / ваше письмо

I have the pleasure to inform you... - Я имею удовольствие сообщить вам, что...

Thank you for your prompt attention to this matter - Благодарим вас за незамедлительное внимание к этому вопросу

We are very sorry to hear that... - Нам очень жаль слышать, что...

Please accept our apologies for... - Пожалуйста, примите наши извинения за...

To compensate for the inconvenience caused... - Для возмещения причиненных неудобств / Чтобы компенсировать неудобства, вызванные...

We apologize for delay - Мы извиняемся за задержку

Excuse my disturbing you - Простите за беспокойство

Please keep us informed - Просим держать нас в курсе

Please note - Пожалуйста, примите к сведению

We thank you and hope to receive the answer from you soon - Мы благодарим вас и надеемся вскоре получить ответ от вас

In the light of the above we are... - В свете вышеизложенного, мы...

We shall appreciate your cooperation in this matter - Мы будем благодарны за ваше взаимодействие в этом вопросе

We will be obliged for an early reply - Будем признательны за скорый ответ

We are awaiting your reply as soon as possible - Мы ожидаем ответа от вас так скоро, как будет возможно

We would ask you to accelerate your reply - Мы просим вас ускорить ваш ответ

We would ask you to acknowledge the receipt of... - Мы просим вас подтвердить получение...

Thanking you in advance - Заранее благодарим вас

Примеры и образцы официальных писем на английском языке с переводом

Письмо-поздравление

The 18th of October, 2017

October, 19 will be a remarkable day of your 20th anniversary as a member of Powerty Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make to our company success and wish to congratulate you upon your 20th anniversary.

Уважаемый г-н Браун,

19 октября станет памятным днем вашей 20-летней работы в качестве члена Powerty Ltd. В течение всех этих лет работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 20-летней годовщиной.

С уважением,

Арнольд Льюис,

Генеральный директор

Письмо-запрос

Dear Sir or Madam, vWith reference to your advertisement in Daily Magazine could you please send me a more detailed description of your vinyl players. I would also like to know about the discounts that you provide.

Yours faithfully,

Уважаемые Господа,

Ссылаясь на ваше объявление в Daily Magazine, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших виниловых проигрывателей. Я также хотел бы узнать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,

Альберт Стюарт

Менеджер по продажам

Письмо-приглашение

Dear Henry Mills,

I would like to invite you to a seminar that, I"m confident, will interest you.

The seminar “IT in Business” held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 12 will feature lectures by several key programmers and developers.

I am enclosing 4 tickets for you and your colleagues. I hope that you decide to attend and looking forward to seeing you there.

Managing Director

Уважаемый Генри Миллз,

Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который, я уверен, заинтересует Вас.

На семинаре «IT в бизнесе», который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 12 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и разработчиков.

Я прилагаю 4 билета для Вас и ваших коллег. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и с нетерпением жду встречи с вами.

С уважением,

Андрей Петров,

Управляющий директор

Письмо-жалоба

Electronics Ltd,

I am writing to inform you that yesterday I got my new refrigerator which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please, let me know your decision within 3 days.

Yours faithfully,

Electronics Ltd,

Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый холодильник, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить товар на другой или вернуть назад свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение трех дней.

С уважением,

Джек Торн

Бонус: лексика на тему «почта»

Некоторые слова, которые пригодятся, если вы захотите отправить или получить посылку, а также, в деловой переписке с интернет-магазином или поставщиком товаров:

Post office – почтовое отделение, почта

Main / head post office – главный почтамт

Mailbox - почтовый ящик

Letter – письмо

Postcard – почтовая открытка

Package - бандероль

Parcel – посылка

Delivery - доставка

First class mail – почтовое отправление первого класса

Express mail – срочное отправление

Air mail - авиапочта

Receipt - квитанция, чек

Notice - уведомление

Stamp / postage stamp – почтовая марка

Envelope – конверт

Address – адрес

Zip code / Postal code – почтовый индекс

Return address – обратный адрес

Postman - почтальон

Courier / delivery guy - курьер

To send - посылать

To send back - посылать обратно

To receive - получать

Теперь вы можете составить официальное письмо на любую тему и с легкостью вести деловую переписку на английском языке.

Одним из заданий в ЕГЭ по английскому языку является написание личного письма в ответ на письмо "англоговорящего друга по переписке". Написание письма на иностранном языке является несложным заданием, которое необходимо выполнить максимально быстро, чтобы оставить время на выполнение других заданий. Итак, рассмотрим единые правила написания личного письма.

Данная инструкция актуальна для ЕГЭ , но ей можно пользоваться и на ОГЭ с учётом того, что:
● на ЕГЭ просят задать 3 вопроса, а на ОГЭ – нет;
● объём письма на ЕГЭ составляет 100-140 слов, а на ОГЭ 100-120.

В правом верхнем углу укажите адрес в следующем порядке:
номер дома, название улицы
город
страна
Допускается указывать адрес в кратком виде, например:
Moscow
Russia

Под адресом, пропустив строку , необходимо написать дату письма:
June 4th, 2019
4 June 2019
или менее формально:
04/06/19

Письмо начинается с неофициального обращения. Если в задании имя вашего собеседника не указано, его следует придумать:
Dear Tim,
Dear Rebecca,
После обращения обязательно ставится запятая!

Разделите текст письма на несколько логических абзацев, каждый из которых начните с красной строки.
1. В первом абзаце вам следует поблагодарить своего друга за его письмо:
Thanks (a lot) for your (last) letter.
Your last letter was a real surprise.
I was glad to get your letter.
It was great to hear from you! / It was great to hear that… / I was happy to hear…
Вы можете также извиниться за то, что не писали раньше:
Sorry I haven’t written for so long but …/ Sorry I haven’t been in touch for so long.
I"m sorry I haven"t answered earlier but I was really busy with my school.
и/или упомянуть какой-либо факт из полученного письма:
I’m glad you passed your History test!
Sounds like you had a great time in London!
Great news about your…!

2. Основная часть письма (2–3 абзаца). В ней вы должны раскрыть все аспекты, указанные в задании. Не забудьте задать необходимые вопросы.
Предполагается, что письмо должно быть написано в неформальном стиле, поэтому Вы можете использовать неформальные слова-связки, такие как well , by the way , anyway , so , разговорные выражения типа Guess what? Или Wish me luck! а также восклицательные знаки.

3. В последнем параграфе следует объяснить, почему вы заканчиваете письмо:
Well, I’d better go now as I have to do my homework.
Anyway, I have to go now because my Mum asked me to help her with the washing up.
I’ve got to go now! It’s time for my favourite TV show.
и упомянуть о дальнейших контактах:
Write (back) soon!
Take care and keep in touch!
Drop me a letter when you can.
Hope to hear from you soon.
I can’t wait to hear from you!

В конце письма на отдельной строке указывается завершающая фраза-клише, которая зависит от близости автора и адресата. После неё всегда ставится запятая! Ниже приводятся возможные варианты от наименее формального (1) к более формальному (7):
1) Love,
2) Lots of love,
3) All my love,
4) All the best,
5) Best wishes,
6) With best wishes,
7) Yours,
На следующей строке под завершающей фразой указывается имя автора (без фамилии!). Например:
Andy или Kate

Таким образом, письмо к другу имеет следующий вид:

Итак, приведем некоторые удачные примеры выполнения задания по английскому языку. Для удобства мы не будем указывать адрес и дату справа.

You have received a letter from your English-speaking pen-friend Mary who writes

... It was great to hear that you went to Italy during your spring holidays. I have always wanted to visit this wonderful country. Did you enjoy your journey? What places of interest did you visit? What impressed you most of all? Did you like your hotel?
As for me, I am awfully tired because we’ve got too many tests at school. Can’t wait for the summer break...

Write a letter to Mary.
In your letter
tell her about your journey to Italy
ask 3 questions about her plans for the summer

Dear Mary,
Thanks a lot for your letter. I hope you passed all your tests!
First of all, let me tell you about my one-week package holiday to Rome. Everything was OK, but we didn’t like our hotel. It was too noisy and the food was awful. We even had a stomachache and consulted a doctor. However, all the excursions were extremely interesting. We visited the Vatican and were impressed by the famous St. Peter’s Cathedral. I also enjoyed the Colosseum and other sights of Rome. All in all, we enjoyed our holiday.
And what about you? What are your plans for the summer? Will you come to visit us? Russia is a unique country and I’ll show you lots of interesting things. If you make up your mind, let me know what cities you would like to visit.
Hope to hear from you soon.
Lots of love,
Lucy

...Do you often have arguments with your parents? I do. My mother thinks that I spend too much time hanging around with my friends. Do you often meet your friends?
What do you usually do together? And what do you do when you disagree with your parents about how you spend your free time?
Write back soon.
Love,
Ann

Write back to Ann.
In your letter
answer her questions
ask 3 questions about her relations with her younger sister

Dear Ann,
Thanks for your letter. I’m glad you passed your History test!
I’m sorry you don’t get on well with your parents. As for me, I have practically no problems with mine, although we do quarrel sometimes because I spend too much time playing computer games. In this case I try to talk to them and find the way out. Unfortunately, I can meet my friends only at weekends and we usually play football together. It’s our favourite game.
And how do you get on with your sister? Do you play together? Do you help her with her homework? I wish I had a sister or a brother!
Anyway, keep smiling whatever happens! I’d better go now as I’ve got loads of homework to do (as always).
Write back soon!
Lots of love,
Kate

You have received a letter from your English-speaking pen-friend who writes

...We moved to a new house a few weeks ago and I changed school. At first I was a bit afraid but I made new friends sooner than I expected. The teachers are nice and everything seems to be working out well. And what about you? Have you made any friends in your new school? Do you enjoy studying there? Have you got any new subjects this year?
I’ve got to go now! It’s time for my music lesson. Drop me a line when you can.
Lots of love,
Emily

Write a letter to Emily.
In your letter
answer her questions and tell her about your new school
ask 3 questions about her preferences in music

Dear Emily,
Thank you for your letter. It was great to hear about your new house!
As for my new school, it’s very big! It has three computer rooms and wonderful sports facilities. Actually, it seems a nice place and I enjoy studying there. The kids in my class are very friendly. I’ve already made some new friends and we often meet after classes. I’ve got only one new subject this year. It’s Economics and I’m beginning to think that it’s not difficult, after all!
By the way, what music styles do you enjoy? Have you got any favourite bands? Would you like to go to their concert? As for me, I prefer Radiohead. They are cool!
I’d better go now. Mum wants me to help with the housework. Take care and stay in touch!
Lots of love,
Ann

This is part of a letter from Harry, your English pen-friend.

...I’m fine but I’ve got a very busy week ahead. I’m a member of the school team and we are preparing for an important match in the National Championship. Are you fond of football? Do you watch football matches on TV? What other sports do you enjoy?
Well, I’d better go now. I’ve got to do some more training - I don’t want to lose this match.
Take care and write back soon.

Write back to Harry.
In your letter
answer his questions
ask 3 questions about his preparation for the match

Dear Harry,
Hi! How’s it going? Thanks for your last letter. I’m glad you are in your school football team now!
In your letter you asked me about football. Well, I’m really fond of it. It’s a great game and I’m always happy when my team wins. But I don’t watch football matches on TV because it’s rather boring. I prefer playing to watching as it’s more exciting. I’m also keen on roller-skating. It’s fun to take part in street competitions and to perform different tricks.
Anyway, what about your preparation for the National Championship? Do you work hard? How many times a week do you train? Do you get on well with your team-mates?
Well, I’d better go now as I have to tidy up my room. Write back soon!
All the best,
Ivan

You have received a letter from your English- speaking pen-friend George who writes

...At school we are doing projects on famous singers from different countries. Could you telI me about any famous Russian singer? What is he or she famous for? How long has he/she been singing? Do you enjoy his/her songs? Have you ever been to his/her concerts?
As for my school trip to London last week, it was really wonderful...

Write a letter to George.
In your letter
tell him about the singer you admire most of all
ask 3 questions about his trip to London

Dear George,
Thanks a lot for your letter. Sounds like you had a great time in London! What impressed you most of all? Did you take any pictures? Were you tired?
I’m glad I can help you with your project on famous singers. Well, my favourite singer is Dima Bilan. He made his debut at the festival ‘New Wave’ in 2002 so he has already been singing for 10 years. Now Dima is a famous pop singer known for his songs like ‘Never Let You Go’ and ‘Believe’. I enjoy his songs because of his beautiful voice. Un-fortunately, I’ve never been to his concerts but I’d love to.
Anyway, let me know if you have any other questions. I’d better go now as I have to take my dog for a walk. Write soon!
Yours,
Alex

This is part of a letter from your English-speaking pen-friend.

...So you see that I enjoy films based on true historic facts whereas most of my friends are fond of soap operas. Do you agree that soaps don’t show life realistically? What kind of films do you like watching? Do you prefer watching films in the cinema or at home? Why?
We all miss you, too. Everybody sends their love. Can’t wait to see you in the summer. Write back soon.
All my love,
Tina

Write back to Tina.
In your letter
answer her questions
ask 3 questions about her family

Dear Tina,
Thanks for your letter. I’m glad you liked the postcard I sent you!
In your letter you asked me about my attitude to soaps. Well, I agree that soaps don’t show life realistically because their plots are rather unbelievable and all emotions are exaggerated. As for me, I prefer whodunits, which keep me in suspense till the very end. I usually watch films at home but I never miss a chance to go to the cinema with friends. It’s much more exciting to watch films together.
I miss you greatly! Write back soon and tell me all your latest news. How is your sister? Has she passed her driving test? And what about your mother? Has she got over the flu?
I’d better go now as I promised mum to help her with the washing.
Love,
Ann

You have received a letter from your English- speaking pen-friend Rob who writes

...and then there’s this chess tournament on Saturday. If I win, I’ll be the champion of our school. Who knows?
Oh, yeah. I wanted to ask you something. We have to write a report on technology for school. Could you tell me a few things about how you use technology in your life? You know, computers, mobiles, TV, that sort of things. Oh, and tell me something about the other members of your family, too, and how they use technology.
Anyway, I was talking to Sam the other day and he says that...

Write back to Rob.
In your letter
answer his questions
ask 3 questions about playing chess

Dear Rob,
It was great to hear from you! I’m glad you managed to talk to Sam. Please give my best regards to him.
You asked me about technology. Well, I’ve got a new mobile. It’s got a camera so I’m taking lots of pictures at the moment. I’ve also got a computer but I use it mainly for surfing the Net. Of course we’ve got things like a TV, a DVD player and a music centre. My parents usually watch TV whereas my brother spends hours playing computer games.
Anyway, I’m glad you’ve made such progress in chess. Is it difficult to learn how to play it? Will I be able to do it on my own? How can I get started?
I’ve got to go now as I’m helping my Dad in the garage.
All the best,
Andrew

This is part of a letter from Jane, your English pen-friend.

...My home town is rather small but I like it. The people here are very friendly and they try and keep our town clean and beautiful. And do you enjoy living in a big city? How do you spend your spare time there?
Anyway, I’m thinking of travelling around Russia next summer. Could you tell me what weather to expect? Should I take warm clothes with me?..

Write a letter to Jane.
In your letter
answer her questions
ask 3 questions about her home town

Dear Jane,
Thanks for your letter. I’m glad you’re going to visit Russia. The weather in summer is usually hot so I don’t think you’ll need lots of warm clothes. However, you’d better take a jacket as nights can be quite cool.
In your letter you asked me about the life in a big city. As for me, I enjoy living in Moscow as there are lots of parks and cosy cafes, museums and galleries. In the evenings I usually go for a walk with my friends and at the weekend we go to the theatre or visit a museum. Have you got any museums in your town? Are they free for students? Are there any sports facilities?
I’d better go now as I’ve got to do my homework - boring! Can’t wait to see you!
Lots of love,
Rita

This is part of a letter from your German pen-friend.

...I find it a bit difficult to understand English grammar. What about you? Do you do grammar exercises? Do you think that it’s necessary to remember all grammar rules?
Have you got any plans for the summer? I was thinking of going to a language school in the UK to improve my English. It would be a lot more fun if we went together. What do you think?
Anyway, I have to go now as I’m helping my Dad in the shop.
Hope to hear from you soon.
All the best,
Kerstin

Write back to Kerstin.
In your letter
answer her questions
ask 3 questions about the trip to the UK

Dear Kerstin,
Thanks for your letter. I’m glad your arm is out of plaster now!
I agree with you that English grammar is rather difficult so I think it’s necessary to learn grammar rules and to do exercises. As for me, I do it on a regular basis.
Going to a language school together is a great idea! We could practise our English and visit lots of places of interest. I’m absolutely free this summer so I can go whenever you like.
Write and tell me what dates suit you best. Which course would you like to do? What level do you think we are? Where would you prefer to stay? Meanwhile, I’ll make some enquiries about language schools in the UK. I’ll get in touch soon. I hope it all works out!
Lots of love,
Helen

This is part of a letter from Adam, your English pen-friend, whom you’re going to visit in summer.

...As for me, I’m crazy about skateboarding and I love rock and pop music. I think my favourite band at the moment is Radiohead. Do you know them? What kind of things do you like doing and what music do you enjoy?
Is there anything you particularly want to do while you’re here? / guess you’ll be busy at the language school during the day, but we can do something in the evenings and at weekends. Also, let me know if there are any kinds of food you don’t like...

Write back to Adam.
In your letter
answer his questions
ask 3 questions about his family and the language school

Dear Adam,
Thanks for your letter. It was great to hear from you. I can’t wait to meet you and your parents in July!
Well, we’ve obviously got a lot in common. I’m also crazy about rock music and my favourite band is Radiohead, too! I’ve never done skateboarding, though, but I’d love to try. I enjoy basketball and I love playing computer games. Do you?
I’m a bit worried about the language school. Is it far from your house? Should I bring any books with me? Will I have to do much homework? If I have, I’m afraid I’ll be busy in the evenings. Actually, I wouldn’t mind any activity. It will be fun just to be in another country.
Anyway, I know we’re going to be really good friends. Please write back soon.
All the best,
Sasha

Будет очень полезно перед сдачей экзаменов написать шаблон письма, по которому вы будете выполнять задание на экзамене.
В нашей подборке материалов помимо множества полезных материалов Вы можете найти 31 готовое письмо , а также шаблон для написания письма :
Материалы по английскому языку (ЕГЭ)
Материалы по английскому языку (ОГЭ)

Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.

Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.

Основные виды деловых писем, их цели

Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?

Enquiry letter

Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.

Complaint letter

В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.

Reply letter

Или по-другому называемое reply quotation . Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.

Application letter

Или statement letter . Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.

Acceptance letter

Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.

Refusal letter

Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.

Thank you letter

Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.

Commercial letter

Или commercial offer . В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.

Сюда же можно отнести письмо в продолжение .

Congratulation letter

Основные принципы оформления

При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.

1. Последнее время отменено правило «красной строки» , то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.

2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.

3. В деловых письмах недопустимы сокращения , принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые , если их отсутствие не отразится на понимании смысла.

Например:

Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.

4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.

5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы. Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать. Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.

6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.

7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.

8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме : к примеру, вместо go on лучше написать continue .

Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.

Правильная структура

1. Обращение

Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear . Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».

При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.

Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.

Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:

Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;

Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.

Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams , когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.

Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs . Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss . Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms .

Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.

2. Предисловие

Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.

We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.

Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.

3. Главная часть. Основная мысль

Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с would/could/should .

Например:

Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.

Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.

При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:

We are very sorry – Наши огромные извинения;

Unfortunately – К сожалению;

We apologize for… – Приносим огромные извинения за…

4. Заключение

Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.

I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.

Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.

5. Фразы вежливости и подпись

Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:

Best regards – С наилучшими пожеланиями;

Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;

With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.

Важно : после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.

Например:

Kind regards,

Peter Makhon

Pit Boss.

С наилучшими пожеланиями,

Питер Махон

Менеджер смены.

Пример письма-жалобы

Ниже приведен пример делового письма-жалобы:

I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.

When I came to our post office, I was very surprised that my package was damaged and taped. The postalworker gave me the official letter, that my package was received like that (I enclose the screen). I opened the package and found it empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make the full refund to my credit card.

Unfortunately, I did not receive the goodsfrom you, but I am sure it is not your fault.

As soon as you refund my money, I will give you the best stars in the feedback.

Yours faithfully,
Mira Simonian.

Уважаемые господа!

Пишу с целью проинформировать вас, что сегодня утром я получила свою посылку, и у меня есть претензия к вашему магазину.Когда я пришла в почтовое отделение, я была крайне удивлена тем, что моя посылка повреждена и заклеена. Работник почтового офиса выдал мне официальное письмо, что посылка была доставлена в таком виде (скрин прилагаю).

Я открыла посылку и обнаружила, что она пуста. Где мой телефон, который я у вас купила? Подозреваю, его украли. Будьте так добры сделать полный возврат средств на мою кредитную карту. К сожалению, я не получила от вас товар, но уверена – это не ваша вина.

Как только вами будут возвращены деньги, я в отзыве поставлю максимально хорошие оценки.

С огромным уважением,
Мира Симонян.

Поздравляем! Теперь вы умеете писать деловые письма.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Умение вести деловую корреспонденцию актуально было в любые времена, а профессионалы, владеющие этими навыками в совершенстве, способны достичь высот карьерной лестницы, благодаря умению произвести впечатление на партнеров, заключить прибыльные (выгодные) сделки, сформировать неизгладимый имидж.
Деловая переписка на английском языке – это совокупность правил и особенностей, которые очень важно соблюдать, чтобы наладить эффективные партнерские отношения. Со временем сформировался определенный стиль деловой переписки на английском языке. Овладеть этим искусством, узнать подробности и тонкости ведения бизнес переписки Вам помогут курсы делового английского языка http://thefrog.ru/kursy/biznes-anglijskogo .

Правила деловой переписки на английском языке

Многим из нас, конечно же, известна стандартная схема написания писем – вступление, основная часть и заключение. Но в зависимости от того, какую информацию несет в себе письмо, соответственно и выбирается его структура и правила написания. И деловое письмо-не исключение. Познакомимся с его особенностями.

Структура письма

1. Название фирмы и (или) адрес отправителя (heading of the letter and (or) sender"s address)
2. Дата (date of the letter)
3. Адрес получателя (recipient’s name and address)
4. Вежливое обращение (polite greeting)
5. Тема письма (subject)
6. Приветствие и вступительная речь (introduction)
7. Текст письма и раскрытие темы (body of the letter)
8. Заключение (conclusion)
9. Вежливое прощание (complimentary closing)
10. Подпись отправителя от руки (signature)
11. Напечатанная подпись (typed signature)

Соблюдение всех вышеперечисленных пунктов не является обязательным, возможно опущение некоторых из них. Однако, существенные и наиболее значимые части все же должны содержаться в каждом письме, так как они являются неотъемлемыми составляющими английского делового этикета.

Ниже приводится соответствующая схема оформления письма:

Также для ведения деловой переписки на английском языке важно соблюдать ряд правил ее написания и оформления, которых рекомендуется придерживаться для достижения поставленной цели – правильного составления делового письма. Некоторые незначительные отклонения допускаются и не являют собой серьезной ошибки. Итак, правила деловой переписки на английском:
Предпочтителен формат бумаги или бланков A4 (качество бумаги также несет определенную информацию об отправителе и играет немаловажную роль)
Поля выбирайте 2,5 см со всех четырех сторон или 1 дюйм
Желательно использование стандартного шрифта такого, как Times New Roman (Arial)
Размер шрифта выбирайте 12-14, в зависимости от объема письма
После приветствия ставится запятая (к примеру, Dear Mr Smith,)
Рекомендуется одинарный отступ в абзацах
Между параграфами предпочтителен двойной отступ
Также двойной отступ используется между последним предложением и заключением письма (к примеру, Sincerely, Best wishes)
Для рукописной подписи аналогично оставляется несколько отступов
Лист бумаги необходимо сложить втрое (горизонтально) перед тем, как поместить письмо в конверт

Деловая переписка на английском. Примеры писем

Для более наглядного представления вышесказанного нам понадобятся примеры деловой переписки на английском языке.
А теперь более подробно рассмотрим составляющие фразы, из которых строится деловое письмо. Эти словосочетания задают деловой ритм и делают сообщение приятным и понятным при обмене информацией в бизнес сфере.

Фразы для деловой переписки на английском языке

Мастерство написания деловых писем заключается в правильном использовании зарекомендовавших себя фраз и выражений. Они помогают достичь нужного эффекта в деловом общении между партнерами. Это, своего рода, код хорошего тона, помогающий наладить контакт.

Деловая переписка на английском. Приветствие

В бизнес переписке недопустима фамильярность, поэтому приветственные слова должны выражать глубокое уважение и располагать к дальнейшему общению. Для этого вполне подходит «Dear Sir», но лучше выяснить имя человека, к кому идет обращение и написать «Dear Mr.John Smith» или «DearMs.Sarah Smith». В дальнейшем, когда связь уже налажена и, если это позволяют сложившиеся отношения, можно обратиться к адресату по имени «DearJohn».
Приветствие на английском языке в деловой переписке стоит начинать с благодарности за предыдущее письмо и (или) отмечая предыдущую переписку, электронное сообщение или встречу:
Thank you for your letter… – Благодарим за Ваше письмо…
Thank you for contacting me… - Благодарим, что связались с нами…
We are thankful so much for sending us more information…- Мы Вам очень благодарны за дополнительную информацию…
Further to our meeting... – В дополнение к нашей встрече…
With reference to your message… – Относительно Вашего сообщения…
Также окажется весьма полезной фраза «I am writing to...» для объяснения цели и причины составленного письма. Использование модальных глаголов поможет вам выразить свои намерения:
We would like to… – Мы бы хотели …
Could you, please … – Не могли бы Вы, пожалуйста…
I would be delighted/ glad/ grateful … – Я был бы рад/ благодарен …
Основной текст письма, в отличие от вводных слов приветствия и обращения, носит строгий и конкретный характер с четким изложением проблемы, которая побудила вас написать письмо. Информация пишется, как правило, с новой строки и, что примечательно для английских бизнес писем, без «красной строки», то есть отступа, как это принято в русском языке.
В конце письма будут уместны такие замечательные фразы, как:
We look forward to a successful working relationship in the future – В надежде на успешное сотрудничество в будущем.
Your early reply will be appreciated – Заранее благодарны за скорый ответ.
Awaiting your prompt reply – В ожидании скорейшего ответа.
Завершается письмо чаще всего словами «Yours sincerely»- «Искренне Ваш» в том случае, если вам известен человек, к кому идет обращение. В обратном случае лучше употребить «Yours faithfully» с тем же значением.
Обязательно проверьте написанное письмо на наличие грамматических, орфографических ошибок и соблюдение стилистических норм.

Деловая переписка на английском языке. Образцы

Деловая переписка на английском языке включает в себя образцы приглашений на различные собеседования, бизнес-конференции, деловые встречи, на участие в проектах:

Соблюдая все правила написания делового письма и используя стандартные выражения, Вы с легкостью освоите мастерство ведения бизнес-корреспонденции всего за несколько уроков.

Copyright сайт © - Данная новость принадлежит сайт, и являются интеллектуальной собственностью блога, охраняется законом об авторском праве и не может быть использована где-либо без активной ссылки на источник. Подробнее читать - "об Авторстве"

Почитать ещё:

Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Деловая переписка - основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном - terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются - все словосочетания нужно использовать только полностью.

• Wouldn"t - would not
• I’m - I am
• I’d like to - I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» - «surrender», вместо «put together» - «compose». Фразовые глаголы - это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит - в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие - первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

• Mr - обращение к мужчине;
• Mrs - к замужней женщине;
• Ms - к женщине без обозначения семейного положения;
• Miss - к незамужней женщине.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки - это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное - оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения - двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

• I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о...)
• In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос...)
• Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
• I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
• I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел...)
• Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо - один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац - не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

• Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
• I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
• If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
• Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
• Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
• Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
• I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

• Enclosed you will find… (К письму прилагается...)
• Attached to the letter is… (В приложении к письму есть...)
• Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении...)

Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) - эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».

Yours sincerely (искренне Ваш) - используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя - и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей